Datenschutzerklärung / Privacy notice

1. Verantwortlicher

Verantwortlicher im Sinne der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) ist Jonathan Zimmermann, Markgraf-Albrecht-Straße 15, 10711 Berlin, Deutschland. Kontakt: contact@split-bill.de.

2. Daten, Zwecke und Rechtsgrundlagen

• Konto und Anmeldung: Name, E-Mail-Adresse, Kontokennung, Passwort-Hash, Verifizierungsstatus, Sitzungs- und Passkey-Daten. Bereitstellung des Kontos (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO) sowie Sicherheit und Missbrauchsschutz auf Grundlage unseres berechtigten Interesses (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO).
• Gruppen und Abrechnungen: Gruppennamen, Mitgliedschaften, Anzeigenamen, Einladungen, Ausgaben, Aufteilungen, Salden, manuell erfasste Ausgleiche und Änderungshistorien. Bereitstellung der Gruppenfunktionen (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO); Angaben zu eingeladenen und anderen Gruppenmitgliedern außerdem unser berechtigtes Interesse an Einladungen und einer gemeinsamen Gruppenübersicht (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO).
• E-Mail und technische Sicherheit: E-Mail-Adressen und Nachrichteninhalte für Kontoverifizierung und Passwortwiederherstellung; Einladungen versenden wir nicht per E-Mail. Außerdem verarbeiten wir IP-Adresse, Browserdaten und technische Protokolle für Betrieb und Sicherheit. Rechtsgrundlagen sind die Bereitstellung angeforderter Funktionen (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO) und unser berechtigtes Sicherheitsinteresse (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO).
• Vertragsnachweis: Zeitpunkt und Fassung der akzeptierten Nutzungsbedingungen, um den Vertragsschluss nachzuweisen und Rechtsansprüche zu bearbeiten (Art. 6 Abs. 1 lit. b und f DSGVO).

Gruppeninhalte sind nur für berechtigte Mitglieder sichtbar. Splitbill führt keine Zahlungen aus, verwahrt kein Geld und erhebt keine Bank- oder Kartendaten. Bitte trage solche oder sonstige unnötige sensible Angaben nicht ein.

3. Eingeladene Personen und Pflichtangaben

Der Gruppeninhaber gibt für einen offenen Platz einen temporären Namen ein. Für diesen offenen Platz erheben wir keine E-Mail-Adresse der eingeladenen Person und versenden keine Einladungs-E-Mail. Stattdessen teilt der Inhaber den sieben Tage gültigen Einladungslink selbst. Jeder, der den aktuellen Link besitzt, kann mit einem angemeldeten Konto und verifizierter E-Mail-Adresse nach ausdrücklicher Annahme der Gruppe beitreten; das Öffnen des Links, eine Registrierung oder eine Verifizierung allein führt nicht zum Beitritt. Der Link ist ein Zugangsschlüssel und sollte nur mit den vorgesehenen Personen geteilt werden. Der temporäre Name wird nach Annahme durch den Profilnamen des beitretenden Kontos ersetzt.

4. Empfänger und Übermittlungen

Wir nutzen technische Infrastruktur- und Kommunikationsanbieter für Hosting, Datenbank, Sicherungen und E-Mail-Versand. Die für Anwendung und E-Mail-Versand eingesetzte Infrastruktur befindet sich im EWR. Die Anwendungsserver stehen in Deutschland, Sicherungen werden in Finnland gespeichert. Gruppenbezogene Daten sind außerdem für berechtigte Gruppenmitglieder sichtbar.

Konto-Verifizierungs- und Passwortwiederherstellungs-E-Mails werden an die angegebene Adresse versandt; Einladungen werden nicht per E-Mail verschickt. Liegen Empfänger oder deren E-Mail-Dienst außerhalb des EWR, können Adresse und Nachrichteninhalt dort verarbeitet werden. Auf deren Standort und eigene Verarbeitung durch den E-Mail-Dienst des Empfängers haben wir keinen Einfluss. Der vom Empfänger gewählte E-Mail-Dienst wird nicht allein durch die Zustellung einer Nachricht von uns als Auftragsverarbeiter beauftragt.

5. Speicherdauer

Kontodaten werden gespeichert, solange das Konto besteht und sie für den Dienst erforderlich sind. Sitzungen laufen spätestens nach sieben Tagen ab; Verifizierungs- und Wiederherstellungslinks nach einer Stunde; Einladungslinks nach sieben Tagen. Das Ablaufen beendet die Gültigkeit, löscht aber nicht zwingend sofort zugehörige Datensätze.

Gruppen-, Ausgaben-, Ausgleichs- und Änderungshistorien werden gespeichert, solange sie für die Gruppenfunktion benötigt werden. Es gibt hierfür derzeit keine automatische Löschungsfrist. Löschanfragen: contact@split-bill.de; gesetzliche Pflichten und erforderliche Rechtsansprüche bleiben vorbehalten.

Verschlüsselte Sicherungen werden rollierend nach höchstens 30 Tagen gelöscht. Technische Protokolle werden nach den für Betrieb und Sicherheit geltenden Rotations- und Aufbewahrungseinstellungen gelöscht. Containerprotokolle werden größenbasiert rotiert; die tatsächliche Dauer hängt vom Datenaufkommen ab. E-Mail-Zustellprotokolle folgen der Aufbewahrungsregel des jeweiligen Versanddienstes.

6. Cookies und Browser-Speicher

Wir verwenden nur für Anmeldung, Sitzung und Passkey-Sicherheit erforderliche Cookies, keine Analyse- oder Werbe-Cookies. Diese Speicherungen dienen ausdrücklich angeforderten Funktionen (§ 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG). Der vom Gruppeninhaber erzeugte Link bleibt im sitzungsbezogenen Speicher des aktuellen Tabs verfügbar, damit er im Mitgliederbereich genutzt werden kann. Der Empfänger-Token wird dort während Anmeldung und Annahme vorübergehend gehalten und nach erfolgreicher Annahme entfernt. Diese tabbezogenen Speicherungen enden grundsätzlich mit der Browsersitzung des Tabs. Verwendet wird sessionStorage.

7. Rechte und Beschwerden

Sie können nach Maßgabe der gesetzlichen Voraussetzungen Auskunft (Art. 15 DSGVO), Berichtigung (Art. 16), Löschung (Art. 17), Einschränkung (Art. 18) und Datenübertragbarkeit (Art. 20) verlangen sowie einer Verarbeitung auf Grundlage berechtigter Interessen widersprechen (Art. 21). Senden Sie Ihre Anfrage formlos an contact@split-bill.de und nennen Sie das betroffene Konto oder die Einladung sowie das gewünschte Recht. Wir prüfen Ihre Identität nur, soweit dies erforderlich ist. Wir antworten grundsätzlich innerhalb eines Monats. Bei gesetzlich zulässiger Verlängerung um bis zu zwei weitere Monate informieren wir Sie innerhalb des ersten Monats über die Gründe. Anfragen sind grundsätzlich kostenfrei. Sie können sich bei einer zuständigen Datenschutzaufsichtsbehörde beschweren, insbesondere bei der Berliner Beauftragten für Datenschutz und Informationsfreiheit.

8. Sicherheit

Wir schützen den Dienst durch Maßnahmen wie serverseitige Gruppenberechtigungen, gehashte Passwörter, geschützte Sitzungscookies, Zugriffsbeschränkungen, verschlüsselte Sicherungen und HTTPS im Produktivbetrieb. Sicherheitsmaßnahmen werden an Betrieb und Risiken angepasst; absolute Sicherheit kann nicht zugesagt werden.

9. Automatisierte Entscheidungen

Es finden keine ausschließlich automatisierten Entscheidungen mit rechtlicher oder ähnlich erheblicher Wirkung statt.

10. Rechtsgrundlagen und Aktualisierungen

Maßgeblich sind insbesondere die DSGVO und § 25 TDDDG. Wir aktualisieren diese Erklärung, wenn sich die Verarbeitung, die eingesetzten Dienste oder die rechtlichen Anforderungen ändern.

1. Controller

The controller under the General Data Protection Regulation (GDPR) is Jonathan Zimmermann, Markgraf-Albrecht-Straße 15, 10711 Berlin, Germany. Contact: contact@split-bill.de.

2. Data, purposes and legal bases

• Account and sign-in: name, email address, account identifier, password hash, verification status, session and passkey data. Account provision (GDPR Article 6(1)(b)) and security and abuse prevention based on our legitimate interest (Article 6(1)(f)).
• Groups and shared records: group names, memberships, display names, invitations, expenses, allocations, balances, manually recorded settlements and change history. Group functions (Article 6(1)(b)); information about invitees and other members is also processed based on our legitimate interest in invitations and a shared group ledger (Article 6(1)(f)).
• Email and technical security: email addresses and message content for account verification and password recovery; we do not send invitations by email. We also process IP addresses, browser data and technical logs for operation and security. Legal bases are requested functions (Article 6(1)(b)) and our legitimate security interest (Article 6(1)(f)).
• Agreement record: the time and version of the accepted Terms, to evidence the contract and handle legal claims (Article 6(1)(b) and (f)).

Group information is visible only to authorized members. Splitbill does not make payments, hold money, or collect bank or card details. Do not enter those or other unnecessary sensitive data.

3. Invitees and required information

The group owner enters a temporary name for an open place. We do not collect the invitee’s email address for that placeholder or send invitation emails. Instead, the owner shares a link that is valid for seven days. Anyone holding the current link can join with a signed-in account and verified email address after explicitly accepting; opening the link, registering or verifying an account alone does not join the group. The link is a bearer credential and should be shared only with intended recipients. After acceptance, the temporary name is replaced by the joining account’s profile name.

4. Recipients and transfers

We use technical infrastructure and communications providers for hosting, database, backups and email delivery. The infrastructure used for the application and email delivery is in the EEA. Application servers are in Germany and backups are stored in Finland. Group information is also visible to authorized group members.

Account-verification and password-recovery emails are sent to the address supplied; invitations are not sent by email. If a recipient or their email service is outside the EEA, the address and message content may be processed there. We do not control the recipient’s email service or its own processing. Sending an email does not, by itself, mean that we appoint the recipient’s chosen email service as our processor.

5. Retention

Account data are kept while the account exists and the data are needed for the service. Sessions expire after at most seven days; verification and recovery links after one hour; invitation links after seven days. Expiry ends an invitation link’s validity but does not necessarily immediately delete related invitation or audit records.

Group, expense, settlement and change-history data are kept while needed for group functions. There is currently no automatic deletion period for these data. Erasure requests: contact@split-bill.de, subject to legal duties and necessary legal claims.

Encrypted backups are deleted on a rolling basis within 30 days. Technical logs are deleted under the rotation and retention settings applicable to operation and security. Container logs are rotated by size, so actual duration depends on log volume. Email delivery logs follow the retention policy of the relevant mail service.

6. Cookies and browser storage

We use only cookies required for sign-in, sessions and passkey security, not analytics or advertising cookies. This storage is necessary for expressly requested functions (section 25(2)(2) TDDDG). The group owner’s generated link stays in the current tab’s session storage so it remains available in the Members view. A recipient’s token is temporarily held there while signing in and accepting, and is removed after successful acceptance. These tab-scoped entries generally end with the browser tab’s session. We use sessionStorage for this purpose.

7. Rights and complaints

Subject to statutory conditions, you may request access (GDPR Article 15), rectification (16), erasure (17), restriction (18) and portability (20), and object to processing based on legitimate interests (21). Send your request to contact@split-bill.de and identify the relevant account or invitation and the right you wish to exercise. We verify identity only where necessary. We generally respond within one month. If a lawful extension of up to two further months applies, we will explain the reasons within the first month. Requests are generally free of charge. You may complain to a competent supervisory authority, including the Berlin Commissioner for Data Protection and Freedom of Information.

8. Security

We protect the service with measures such as server-side group authorization, hashed passwords, protected session cookies, access restrictions, encrypted backups and HTTPS in production. Security measures are adapted to the service and its risks; absolute security cannot be promised.

9. Automated decisions

We do not make decisions based solely on automated processing that produce legal or similarly significant effects.

10. Legal references and updates

The main applicable rules include the GDPR and section 25 TDDDG. We update this notice when our processing, service providers or applicable legal requirements change.